Transparentní úřad

Výkon moderní demokratické veřejné správy představuje širokou řadu různých služeb pro občany a během svého vývoje se proměnil z vrchnostenské správy na službu občanům. Princip veřejné správy jako služby občanům vyžaduje nemalé nároky na organizaci úřadu, administrativní kapacity, komunikační technologie a postupy a taktéž na samotné architektonické řešení úředních budov. Podoba moderního úřadu se tak v nárocích na služby a vyřizování přibližuje službám poskytovaných privátními firmami jako jsou např. bankovní služby. Představy o fungování moderního úřadu vychází zejména z konceptů New public administration a New public management. Tyto postupy a metody jsou postaveny na efektivitě, transparentnosti a odpovědnosti. Zejména otevřenost úřadu, procesní i vizuální, přispívá k obnovení důvěry ve vztahu k občanům a působí preventivně vůči korupci při výkonu správních činností. Díky současným informačním technologiím lze úspěšně řešit zejména otázky efektivní komunikace občana s úřadem a vyřizování různých správních činností pomocí internetu bez nutnosti osobně úřad navštěvovat - E-government.

Pracuje-li úřad s občany on-line (přes internet), zvyšuje se jeho efektivita ve dvou směrech. Odosobněná elektronická komunikace přináší zaprvé úspory času a administrativních náklady jak na straně úřadu, tak na straně občanů. Počáteční investice do zprovoznění takového systému se tudíž úřadu vrátí i se ziskem. Zadruhé je elektronické vyřizování žádostí bez osobního kontaktu mnohem transparentnějším, korupci do značné míry eliminujícím způsobem, zajišťujícím zároveň jednotný postup vůči všem občanům.

Veřejná správa v ČR v rámci mezinárodního srovnání rozvoje e-governmentu mají dosud značné rezervy v implementaci možných elektronických nástrojů, které nabízí dostupné technologie. Jedním z inspirativních modelů je systém OPEN jihokorejského Soulu, který ve světě propaguje i Světová banka a Organizace spojených národů.

Za zkratkou OPEN (Online Procedures Enhancement for Civil Applications - Zlepšení online vyřizování žádostí občanů) se skrývá systém, který zprostředkovává všem občanům informace o aktuálním stavu vyřizování všech (tedy nejen vlastních) žádostí, a to online, tedy prostřednictvím internetu. Občané Soulu tak mohou zjistit nejen to, který úředník na jakém městském odboru se jejich žádostí právě zabývá (nebo kterému leží na stole), ale také to, jak dlouho už u něj je a kdy očekává, že s ní bude hotov.

Cílem OPEN Systému města Soul je omezit korupci v oblasti žádostí a povolení, které jsou pro svoji komplexnost a počet procedur, jimiž musí projít, nejvíce náchylné ke korupčnímu jednání. V průběhu zavádění tohoto informačního systému bylo třeba analyzovat různé druhy žádostí, určit a popsat postup schvalování. Školeními prošlo 1360 zaměstnanců z 485 odborů města, došlo i k dalším vylepšením. Mezi ně patří např. automatická kontrola, která zjišťuje, zda se neliší úředníkem uváděné datum vyřízení žádosti se skutečným. Důvodem tohoto kroku bylo zajištění tlaku na včasné vkládání dat. Mezi další nová opatření patří již zmíněné zveřejňování očekávaného vyřízení či postoupení žádosti jinému úředníkovi jako prevence proti neodůvodněnému zdržování. Tyto informace neslouží samozřejmě jenom žadateli, ale také vnitřní kontrole. Neopominutelnou částí informačního systému je i popis a vysvětlení všech procedur, kterými žádosti prochází, tedy jakási nápověda.

Virtuální Front Office Městské části Bratislava - Karlova Ves

Úřad bratislavské městské části Karlova Ves zřídil tzv. Virtuální Front Officeneboli on-line klientské centrum. Na samostatné stránce úřadu jsou zveřejněny dokumenty a tiskoviny potřebné pro vyřízení žádostí, které si občané mohou stáhnout a rovnou poslat příslušným úředníkům na zveřejněné e-mailové adresy. V případě potřeby občan ještě fyzicky donese nebo pošle poštou doklady, které se nedají poslat elektronicky, jako například občanský průkaz. V každém případě občan dopředu ví, co všechno žádost vyžaduje. Úřad si od tohoto opatření slibuje zejména zjednodušení a větší plynulost vyřizování žádostí, a tím úsporu času občanů i úředníků.

Na každém úřadu by měl existovat zveřejněný předpis zaručující transparentní vyřizování stížností občanů. Předpis by měl také nařizovat zveřejňování stížností a výsledků vyřízení, v adekvátně anonymizované formě. Občané by měli mít samozřejmě možnost sledovat vyřizování stížností přes internet.

Jako příklad uvádíme Pravidla pro přijímání a vyřizování stížností a petic fyzických a právnických osob přijatých Městskou částí Praha 6.

Vybrané body:

• Pravidla pro vyřizování stížností fyzických a právnických osob (dále jen Pravidla) stanoví postup pro jejich přijímání, evidenci a vyřizování.
• Nejsou-li u petice splněny zákonné podmínky, nakládá se s takovým podáním jako se stížností. Zákonnou lhůtu 30 dnů ¹⁾ pro vyřízení petice nelze prodloužit.
• Stížnosti mohou být podávány písemně, elektronickou poštou, telefonicky a ústně.
• Nastanou-li pochybnosti o úmyslu stěžovatele, musí příslušný odbor věc s ním projednat tak, aby bylo možné jednoznačně stanovit způsob vyřizování.
• Stížností na možné korupční jednání je podání, které obsahuje konkrétní podezření z korupčních projevů vyslovená v souvislosti s určitou osobou, konkrétní záležitostí nebo s určitým obdobím.
• Ústní stížnost je povinen přijmout každý zaměstnanec MČ a pořídit písemný záznam.
• Centrální evidenci stížností podaných ke všem orgánům MČ vede v elektronické formě oddělení kontroly (OK).
• Stěžovatel musí být vždy vyřizujícím odborem informován o prodloužení lhůty.
• Stížnosti na vedoucí odboru vyřizuje vždy tajemnice.
• Stížnosti na možné korupční jednání konkrétních zaměstnanců MČ vyřizuje vždy vedoucí OK po předchozím projednání s tajemnicí.
• Stížnosti směřující proti zástupcům starosty nebo členu Zastupitelstva městské části (ZMČ) uvolněného pro výkon funkce člena Rady městské části (RMČ) vyřizuje starosta MČ. Stížnosti na starostu MČ vyřizuje RMČ a stížnosti směřující proti neuvolněným členům ZMČ vyřizuje Kontrolní výbor ZMČ.
• Anonymní stížnosti včetně anonymních stížností na možné korupční jednání se prošetřují tehdy, mají-li konkrétní obsah.
• Požádá-li stěžovatel o utajení svého jména a totožnosti, nesmí být žádné údaje umožňující jeho identifikaci sděleny tomu, na něhož si stěžuje. Ze stížnosti se pro účely vyjádření, postoupení mimo ÚMČ a případnou další administrativní manipulaci pořizuje výpis neobsahující údaje o stěžovateli.
• Jsou-li na základě stížnosti přijata opatření k nápravě, zahájena řízení, atp., sledují odbory ÚMČ stížnost až do doby definitivního uzavření a po celou dobu předávají OK bez vyzvání v kopiích veškeré písemnosti týkající se sledované stížnosti.
• Vedoucí odborů jsou povinni u oprávněných a částečně oprávněných stížností zjišťovat příčiny nedostatků a přijímat opatření zamezující jejich opakování.
• V případě zjištění závažných nebo opakovaných nedostatků jsou vedoucí odborů povinni vyvodit vůči odpovědným podřízeným zaměstnancům důsledky podle Zákoníku práce a vnitřních předpisů.
• Podání stížnosti nesmí být stěžovateli na újmu a nesmí ovlivňovat jakýmkoli způsobem vyřizování jeho záležitosti.
• Pravidla jsou závazná pro všechny zaměstnance a nedodržení stanoveného postupu bude kvalifikováno jako porušení pracovní kázně podle Zákoníku práce a Pracovního řádu.

Dalším inspirativním dokumentem mohou být Zásady postupu při vyřízování stížností ve městě Krompachy.

Princip transparentnosti lze ve veřejné správě implementovat také po architektonické stránce samotné budovy úřadu. Jednoduše řečeno, v budově úřadu by mělo být vidět, co jaký úředník dělá, a to z několika důvodů:

• viditelnost osoby zvyšuje pracovní morálku (z téhož důvodu se užívá skleněných zdí či přepážek v soukromých firmách),
• viditelnost jednání ztěžuje nekalé domlouvání nebo přímo předávání úplatku, neboť riziko, že se může někdo kdykoli podívat, je silnou psychologickou bariérou (viditelnost neznamená, že se někdo permanentně dívá, ale že se kdokoli může každou chvíli podívat),
• prosklené dveře na druhé straně odbourávají stres občanů klepajících na dveře, aniž ví, co je za nimi čeká.

Příklad:

Vedení Městského úřadu ve slovenských Krompachoch se rozhodlo i z výše uvedených důvodů část dveří svých úředníků prosklít. Prosklení jen části dveří má být kompromisem mezi kontrolou práce úředníků a ochranou jejich soukromí.

Povinné vedení osobních pracovních kalendářů se záznamy o schůzkách se všemi stranami u výše postavených veřejných činitelů (radní, uvolnění předsedové výborů, ředitelé/vedoucí odborů). Tyto kalendáře budou veřejně přístupné na webových stránkách. Jisté náznaky veřejných kanceláří, i když ne s plnohodnotnými funkcemi, můžeme naleznout i v ČR, např. kalendář událostí Ministerstva průmyslu ČR nebo kalendář akcí Ministerstva práce a sociálních věcí ČR.

Z každé služební cesty úředníka či zastupitele se pořídí a na webových stránkách zveřejní záznam. Záznam by měl obsahovat: jméno zastupitele či úředníka, datum, účel, cílová místa, cenu a výsledek služební cesty. Praktickým příkladem může být slovenské město Šala, kde radnice zveřejňuje jednoduché záznamy ze služebních cest.

Na úřadech se často řeší otázka, jak regulovat přijímání darů. Přitom jedinou logickou a schůdnou odpovědí je, že dary se v principu nesmí přijímat žádné. Pokusy o vytváření hranic pro přijímání darů vždy ztroskotají. Zavedete-li omezení, že se nesmějí přijímat dary hodnotnější než tisíc korun, jak dokážete úředníkovi, že nerozpoznal několikanásobně vyšší cenu lahve vína? A jak často smí přijímat dary pod tisíc korun, jednou denně?

Každá samospráva má veřejně deklarovat a vnitřním předpisem stanovit nulovou toleranci k přijímání darů. Výjimku tvoří dary, které nelze z diplomatických důvodů odmítnout (není slušné odmítnout dar od oficiální návštěvy). Takové dary jdou ale automaticky do vlastnictví samosprávy a jsou pokud možno dále věnovány na charitativní účely. Podrobnosti může stanovit vnitřní předpis.

Příklad:

Berlín: Nulovou toleranci k přijímání darů vyhlásilo před několika lety německé hlavní město Berlín. V rámci tohoto nového opatření se pak přišlo na to, že berlínští politici desítky let chodí zdarma na fotbalová utkání berlínského klubu Hertha, neboť jim zcela automaticky chodí na magistrát volné vstupenky. Politici museli uznat, že v rámci nulové tolerance nemají na tyto vstupenky nárok, a věnují je dále domovům důchodců.

Vídeň: O něco složitější mechanismus pro přijímání darů vypracoval Magistrát města Vídně, neboť připustil možnost přijímat dary zanedbatelné hodnoty. Úředníkům připravil magistrát desatero otázek, které si mají zodpovědět, než dar přijmou.